Die Anforderungen an eine formell ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung entsprechen denen, die an eine Nebenkostenabrechnung zu stellen sind. Das bedeutet namentlich, dass auch die Heizkostenabrechnung nur formell korrekt ist, wenn sich ihr die notwendigen Pflichtangaben entnehmen lassen können und wenn sich ihr Inhalt nach den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit, Übersichtlichkeit und Klarheit einem juristisch und betriebswirtschaftlich ungeschultem Mieter ohne weiteres erschließt.

Mindestangaben in der Heizkostenabrechnung

Im Falle der Heizkostenabrechnung gehören die nachfolgend dargestellten Angaben zu den unentbehrlichen Mindestangaben.

Gesamtkosten

Die Heizkostenrechnung muss eine klare, übersichtliche und nachvollziehbare Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten. Jede einzelne Heizkostenposition ist im Einzelnen aufzuführen, wobei die Brennstoffkosten stets gesondert von den übrigen Kosten möglichst hervorgehoben darzustellen sind.

Unter diesem Punkt sind Brennstoffverbrauch und -kosten aufzuschlüsseln. Bei leitungsgebundener Versorgung (Gas) sind Menge und Kosten der abgenommenen Brennstoffe, bei nicht leitungsgebundener Versorgung (Öl, Koks) sind der Anfangsbestand, Zukäufe sowie der Endbestand auszuweisen. Zudem ist bei beiden Versorgungsarten der Gesamtverbrauch nach Menge und Kosten zu bezeichnen.

Verteilerschlüssel

Aus der Heizkostenanrechnung muss der zugrunde liegende Verteilerschlüssel eindeutig hervorgehen. Dabei ist der Verteilerschlüssel plausibel in Beziehung zu setzen zu der einzelnen Wohnung. Das bedeutet, dass die erfassten Verbrauchswerte und die Flächenzahl sämtlicher Wohnungen anzugeben sind, damit der Mieter die für seine Wohnung ermittelten Zahlen konkret nachvollziehen kann.

Berechnung des Mieteranteils

Der auf den Mieter entfallende Anteil an den gesamten Heizkosten ist aufzunehmen.

Vorauszahlungen des Mieters

Die Höhe der geleisteten Vorauszahlungen ist zu nennen und mit dem nunmehr anfallenden Anteil an den Gesamtkosten zu verrechnen.

Achtung: Fehlt es in der Heizkostenabrechnung an einer dieser elementaren Positionen, ist sie formell nicht ordnungsgemäß. Wie im Falle einer formell nicht korrekten Betriebskostenabrechnung ist der Mieter dann nicht verpflichtet zu zahlen.

Inhalt der Heizkostenabrechnung

Neben den aufgezeigten Mindestangaben enthält die übliche Heizkostenabrechnung weitere Angaben, die in der Übersicht vorgestellt werden sollen.

• Bezeichnung der Parteien des Mietverhältnisses
• Maßgeblicher Abrechnungszeitraum
• Abrechnende Person (Vermieter / Dienstleister)
• Brennstoffkosten und Brennstoffverbrauch (samt den oben erläuterten Details)
• Kosten des Betriebsstroms
• Weitere Heizkostenpositionen (jeweils getrennt nach Grund und Art)
• Gesamtbetrag
• Verteilungsmaßstab
• Verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Kosten für das gesamte Gebäude und je Wohneinheit
• Verteilerschlüssel
• Höhe des auf den Mieters entfallenden Anteils
• Höhe der erbrachten Nebenkostenvorauszahlungen
• Abrechnungsergebnis

Abrechnungspflicht des Vermieters

Wenngleich eine ausdrückliche Anordnung in der Heizkostenverordnung (HeizKV) fehlt, hat der Vermieter die Heizkosten jährlich abzurechnen. Dies folgt schon aus ihrer Eigenschaft als Betriebskosten gemäß § 2 Nr.4-6 BetrKV. Dementsprechend gelten auch für die Heizkostenabrechnung die einzelnen Fristen des § 556 BGB, insbesondere die 12-monatige Abrechnungsfrist nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Umlagefähige Heizkosten

Die HeizKV legt in § 7 Abs. 2 im Einzelnen fest, welche Kosten der Versorgung mit Wärme die Abrechnung enthalten darf. Die Regelung hat zwingenden Charakter und ist nicht erweiterungsfähig um zusätzliche Kostenpositionen. Enthält der Mietvertrag eine Klausel, die eine Erweiterung vorsieht, so ist diese unwirksam.

Brennstoffkosten und Lieferkosten

Diese Kostenposition ist in vollem Umfang umlagefähig.

• Bei mit Gas betriebenen Heizungen ergeben sich die Brennstoffkosten aus der rechnerischen Differenz der Zählerstände von Beginn und Ende des Abrechnungszeitraumes.
• Bei Ölheizungen folgt die Kostenermittlung aus dem Gesamtverbrauch des Gebäudes bei Vergleich des Anfangsbestandes plus Zukäufe und minus Restbestand.
• Bei der Fernwärmeversorgung wird dem Gebäudeeigentümer eine monatliche Beitragsrechnung zugesandt.

Diese Beitragspositionen sind in der Heizkostenabrechnung auszuweisen. Bei sämtlichen dieser drei Versorgungsarten ist der Gesamtverbrauch nach Menge und Kosten anzugeben.

Achtung: Wie auch im Übrigen ist der Vermieter verpflichtet, das Wirtschaftlichkeitsgebot zu beachten. Er hat daher auch bei der Brennstoffbeschaffung Kostenvorteile wahrzunehmen und den Markt zu beobachten. Auch hier gilt, dass realisierte Kostenvorteile an die Mieter weiterzugeben sind.

Nach § 7 Abs. 2 HeizKV sind auch die Lieferkosten umlagefähig. Dazu zählen allerdings bei der insoweit infrage kommenden Öllieferung nur solche Kosten, die von dem liefernden Unternehmen in Rechnung gestellt werden. Kosten der Überwachung der Lieferung, die darüber hinaus anfallen, sind nicht umlagefähig (AG Charlottenburg, Urteil v. 13.05.86, 6 C 697/85).

Kosten des Betriebsstroms

Der Stromverbrauch fällt für den Betrieb von Regelungsanlage, Umwälz- und Ölpumpe an. Der Verbrauch des Betriebsstroms kann mittels eines separaten Zählers erfasst werden.

Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege

Bei vollautomatischer Funktionsweise fallen keine Bedienungskosten an. Etwas anders gilt nur, wenn Feststoffheizungsanlagen zu bedienen sind. Derartige Kosten werden aber in der Regel schon durch eine Umlage gemäß § 2 Nr.14 BetrKV abgegolten sein, da Bedienung und Überwachung der Heizungsanlage typischerweise zum Pflichtenkreis des Hauswarts zählen.

Kosten der Wartung und Prüfung

Die Kosten der regelmäßigen Wartung und Prüfung der Betriebsbereitschaft und der Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung der Anlage durch einen Fachmann sind umlagefähig. Dagegen können angefallene Reparaturkosten nicht auf Mieter umgelegt werden. Diese fallen, wie auch sonst sämtliche Kosten der Instandhaltung, allein dem Vermieter zur Last.

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Kosten der Reinigung

Die Kosten der Reinigung der Anlage einschließlich der Abgasanlage und des Betriebsraumes dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Dabei sind die Kosten für einen Kaminfeger immer voll umlagefähig. Bei den übrigen Reinigungskosten kann wiederum eine Umlage über die Hauswartkosten in Betracht kommen.

Kosten für Immissionsschutz

Ausdrücklich für umlagefähig erklärt die Bestimmung die Kosten für die Emissionsmessung gemäß den Vorschriften des Bundes-Immissionsschutzgesetzes. Sie hat einmal pro Jahr zu erfolgen und wird vom Schornsteinfeger durchgeführt. Soweit Kosten für ihn zugleich mit Kosten der Reinigung anfallen, wird üblicherweise eine Umlageposition gebildet.

Kosten der Verbrauchserfassung

Umlagefähig sind die Kosten für Anmietung oder Leasing von Wärmemessgeräten, für die Erstellung der Abrechnung und die Ablesung. Darunter fallen auch die Eichkosten für die Geräte.

Auch hier verlangt das Wirtschaftlichkeitsgebot besondere Beachtung. So hat die Rechtsprechung entschieden, dass die Kosten des Wärmemessdienstes nicht umlagefähig sind, wenn sie 50% der Heizkosten ausmachen (LG Berlin, Urt. v. 10.11.03, 62 S 220703).

Anschaffungskosten für Erfassungsgeräte

§ 4 HeizKV bestimmt, dass der Gebäudeeigentümer den anteiligen Wärmeverbrauch zu erfassen hat. Die hierzu erforderlichen Geräte hat er auf eigene Kosten anzuschaffen, wobei ausschließlich eichpflichtige Heizkostenverteiler und Wärmezähler zur Anwendung kommen dürfen, § 5 HeizKV.

Achtung: Beabsichtigt der Vermieter, die entsprechenden Geräte zu mieten oder zu leasen, ist das dem Mieter unter Angabe der zu erwartenden Kostenhöhe mitzuteilen. Lehnt die Mehrheit der Mieter die geplante Maßnahme ab, kann sie nicht durchgeführt werden. Handelt der Vermieter diesen Vorschriften zuwider, so kann er die Miet- oder Leasingkosten eines dennoch beschafften Geräts nicht umlegen (LG Berlin, Urteil v. 17.03.00, 65 S 352/99).

Kosten für Austauschgeräte

Es handelt sich bei der notwendig werdenden Anschaffung eines Austauschgeräts um eine Maßnahme der Instandhaltung. Die Kosten können nicht auf die Mieter umgelegt werden (AG Hamburg, Urt. v. 25.01.94, 47 C 170/93).

Etwas anderes gilt nur, wenn die Anschaffung als eine Maßnahme der Modernisierung anzusehen ist, die den Gebrauchswert der Mietsache nachhaltig erhöht oder zu nachhaltigen Einsparungen führt.

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Kosten der Verbrauchsanalyse

Um Einsparpotentiale bei der Heiz- und Warmwasserversorgung zu realisieren ist auch die Umlage einer zu diesem Zweck vorgenommenen Verbrauchsanalyse erlaubt.

Verbrauchsmessung und Verteilerschlüssel

So müssen die Heizkosten für die Nebenkostenabrechnung erfasst werden.

Heizkostenregler

Im Normalfall erfolgt die Verbrauchsmessung über die an den Heizkörpern angebrachten Heizkostenverteiler. Die darin arbeitenden Messvorrichtungen funktionieren auf der Grundlage des Verdunstungsprinzips und ermöglichen so die Ermittlung der Wärmeabgabe anhand des Flüssigkeitsstands. Nach dem Ablesevorgang wird der Heizkostenregler mit einem neuen Messröhrchen ausgestattet.

Elektronische Verbrauchserfassung

Die Datenerfassung kann auch mittels elektronischer Heizkostenregler erfolgen, die die Differenz zwischen der Heizkörperoberflächentemperatur und der Raumluft errechnen. In der Praxis haben sich diese Geräte wegen ihrer hohen Anschaffungskosten allerdings noch nicht durchsetzen können.

Die Rechtsprechung hat zudem entschieden, dass die durch sie bedingten Kosten nicht umlagefähig sind, wenn die Anschaffungskosten, die Kosten der Ablesung und der Abrechnung mehr als die Hälfte der gesamten Heizkosten oder mehr als die eigentlichen Heizkosten ausmachen (LG Berlin, Urt. v. 10.11.03, 62 S 220/03).

Maßgeblicher Verteilerschlüssel

Er legt fest, wie hoch der Anteil der Grundkosten und Verbrauchskosten sein soll. Haben Vermieter und Mieter keine ausdrückliche Vereinbarung getroffen, so kann der Vermieter gemäß § 6 Abs. 4 HeizKV den Verteilerschlüssel selbst festlegen. Er ist dabei aber an die Beachtung der zwingenden Vorschriften der HeizKV gebunden (BGH, Urt. v. 21.01.04, VIII ZR 137/03).

Der Verteilerschlüssel ist deshalb regelmäßig in den Grenzen billigen Ermessens vom Vermieter zu bestimmen, § 315 BGB. Dabei geht die Rechtsprechung davon aus, dass die Verwendung eines üblichen Verteilerschlüssels billigem Ermessen entspricht (KG Berlin, Urt. v. 30.06.03, 8 U 317/01).

Die Rechtsprechung billigt dem Mieter einen Anspruch auf Abänderung des Verteilerschlüssels nur unter sehr engen Voraussetzungen zu, wenn außergewöhnliche Umstände gegeben sind, die ein Festhalten an dem Verteilerschlüssel als grob unbillig erscheinen lassen (OLG Frankfurt, Beschluss v. 03.04.03, 20 W 132/01). Trägt der Mieter solche außergewöhnlichen Umstände vor, trifft den Vermieter die Darlegungs- und Beweislast für die Angemessenheit des Verteilerschlüssels (LG Berlin, Urt. v. 04.12.86, 62 S 87/86).

Neufestlegung des Verteilerschlüssels

Der Vermieter ist befugt, den Verteilerschlüssel für künftige Abrechnungszeiträume durch Erklärung gegenüber dem Mieter neu zu bestimmen, § 6 Abs. 4 S. 2 HeizKV. Dieses Recht besteht indes nicht voraussetzungslos.

Hinweis: Der Vermieter hat das Recht nur einmalig und innerhalb der ersten drei Jahre ab erstmaliger Bestimmung des Verteilerschlüssels, oder bei der Einführung einer Vorerfassung nach Benutzgruppen oder nach Durchführung baulicher Maßnahmen, die nachhaltig Einsparung von Heizenergie bewirken. Außerhalb des Regelungsbereichs des § 6 Abs. 4 HeizKV ist eine Änderung des Verteilerschlüssels nur mit dem Einverständnis sämtlicher Mieter möglich. Verweigert dabei auch nur ein Mieter seine Zustimmung, scheidet eine Abänderung aus.

Nach § 6 Abs. 4 S. 2 Nr.3 HeizKV kann der Verteilerschlüssel (für Heiz- und Warmwasserkosten) vor jedem Abrechnungszeitraum neu bestimmt werden, wenn ein sachgerechter Grund vorliegt. Ein solcher ist anzunehmen, wenn der bisherige Verteilerschlüssel zu unbilligen Ergebnissen führt. Im Einzelnen wird das der Fall sein, wenn bestimmte Mieter unter Anwendung eines Verteilerschlüssels ohne rechtfertigenden Grund objektiv benachteiligt werden. Die Änderung ist den Mietern vor Beginn des Abrechnungszeitraumes mitzuteilen.

Umlageumfang

Die Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme ist in § 7 der Heizkostenverordnung geregelt. Es sind stets die gesamten Heizkosten zu verteilen. Bei der Festlegung des Verteilerschlüssels werden die Gesamtkosten zunächst in verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Kosten aufgeteilt.

Dabei sind mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Gesamtkosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen. Die übrigen Kosten sind nach Wohnfläche bzw. Nutzfläche abzurechnen (30-50 Prozent).

Lesetipp: Wohnflächenberechnung – Wohnfläche korrekt berechnen

Erfüllt das Gebäude die Anforderungen der Wärmeschutzverordnung nicht, wird mit Öl- oder Gasheizung versorgt und sind freiliegende Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt, müssen 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch verteilt werden. Handelt es sich um ein Gebäude mit vorwiegend ungedämmten Wärmeleitungen kann der Wärmeverbrauch nach den anerkannten Regeln der Technik bestimmt werden.

Verbrauchsabhängiger Heizkostenanteil

Um diesen Kostenanteil zu bestimmen, werden die Enderfassungsgeräte abgelesen. Der Verbrauch einer einzelnen Wohnung ergibt sich dabei aus dem Verhältnis der dort abgelesen Werte zu der Summe der Messwerte aller Wohnungen.

Übrigens: Unter Richtig Lüften und Heizen in der Mietwohnung erfahren Sie, wie die Wohnung richtig und kostengünstig gelüftet und geheizt wird.

Verbrauchsunabhängiger Heizkostenanteil

Der Vermieter kann zur Ermittlung des verbrauchsunabhängigen Kostenanteils von der reinen Wohnfläche (einschließlich Balkone, Loggien und Dachterrassen), von der beheizbaren Wohnfläche oder von dem umbauten Raum ausgehen.

Zeigen die Grundrisse der Wohnungen starke Unterschiede, sodass die beheizbare Fläche entsprechend verschieden ausfällt, kann das Gebot von Treu und Glauben (§ 242 BGB) eine Begrenzung des Wahlrechts erfordern.

Mitteilungspflicht des Vermieters

Nach dem überarbeiteten § 6 Abs. 1 HeizKV ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter die erfassten Verbrauchswerte der Ablesung zeitnah mitzuteilen. Das hat innerhalb eines Monats nach der Ablesung oder anderweitigen Erfassung zu erfolgen, es sei denn, die Geräte speichern die Daten, so dass der Mieter die Werte jederzeit selbst nachprüfen kann, § 6 Abs. 1 S. 2 und 3 HeizKV.

Kostenverteilung von Warmwasser

Die Kostenverteilung für Warmwasser unterliegt dem gleichen Umlagemaßstab wie die reinen Heizkosten. § 8 Abs. 1 HeizKV bestimmt, dass mindestens 50 Prozent, höchstens aber 70 Prozent verbrauchsabhängig abzurechnen sind, während die übrigen Kosten nach der Wohn- oder Nutzfläche zu verteilen sind.

Die Kostenpositionen sind regelmäßig berücksichtigt in der Betriebskostenabrechnung oder in der Heizkostenabrechnung. Die Kosten der Wassererwärmung fallen entsprechend unter die Bestimmung des § 7 Abs. 2 HeizKV und die Kosten für die Wasserversorgung gehen in § 2 Nr. 2 BetrKV ein.

Kostenverteilung bei verbundenen Anlagen, § 9 HeizKV

Bei verbundenen Anlagen sind die einheitlich entstandenen Kosten getrennt zu ermitteln, zu berechnen und nach dem jeweiligen Verbrauch aufzuteilen, § 9 Abs. 1 und 4  HeizKV.

Die Anteile sind dabei mittels der in § 9 Abs. 2 und 3 HeizKV niedergelegten Maßstäbe und Berechnungsmethoden zu ermitteln. Der Anteil der zentralen Warmwasserversorgungsanlage am Wärmeverbrauch ist nach § 9 Abs. 2 HeizKV zu bestimmen, während der Anteil am Brennstoffverbrauch nach Abs. 3 festgelegt wird.

Mieterwechsel und Zwischenablesung

Bei Mieterwechsel hat der Vermieter eine Zwischenablesung vorzunehmen. Dabei ist nur eine Ablesung derjenigen Wohnräume vorgeschrieben, die von dem Wechsel betroffen sind. Es wird also keine Erfassung der Verbrauchswerte für das ganze Gebäude erforderlich, denn das wäre regelmäßig mit unvertretbar hohen Kosten verbunden.

Nach Erstellung der Heizkostenabrechnung werden unter Einbeziehung der in der Zwischenablesung erfassten Zahlen die Verbrauchswerte miteinander abgeglichen und auf Vor- und Nachmieter anteilsmäßig verteilt, § 9b Abs. 2 HeizKV. Abweichende Vereinbarungen im Mietvertrag sind zulässig (§ 9b Abs. 4 HeizKV).

Heizkostenabrechnung fehlerhaft

Mögliche Einwendungen gegen die Heizkostenabrechnung hat der Mieter in der Frist des § 556 Abs. 3 S. 5 BGB (bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach Zugang der Nebenkostenabrechnung) vorzubringen. Sämtliche weitere spezialgesetzliche Anordnungen sowie die sonstigen Grundsätze, wie sie im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung dargestellt wurden, gelten auch für die Heizkostenabrechnung. Auch die Rechte des Mieters bei verspäteter Abrechnung und auf Einsicht, Kontrolle und Überprüfung beurteilen sich danach.

Heizkosten kürzen

Die HeizKV gesteht dem Mieter unter bestimmten Voraussetzungen ein Kürzungsrecht zu, wenn der Vermieter gegen seine Verpflichtung verstößt, die Kosten der Versorgung mit Wärme oder Warmwasser nicht verbrauchsabhängig abzurechnen, wie es ihm die bindenden Vorschriften der HeizKV vorschreiben.

In diesem Fall hat der Mieter das Recht, bei der nicht verbrauchsabhängigen Abrechnung der Kosten den auf ihn entfallenden Anteil pauschal um 15 Prozent zu kürzen, § 12 HeizKV. Hierzu hat die Rechtsprechung entschieden, dass ein solches Kürzungsrecht schon dann zu bejahen ist, wenn auch nur in einem Zimmer der Wohnung der Verbrauch nicht erfasst wird, ohne dass der Mieter dies zu vertreten hat (LG Berlin, Urt. v. 29.04.03, 64 S 46/03).

Dem Mieter kommt das Kürzungsrecht demnach insbesondere dann zu, wenn Geräte zur Verbrauchserfassung gar nicht vorhanden sind oder wenn trotz vorhandener Geräte nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird. Das gleiche gilt, wenn die Geräte im Laufe des Abrechnungszeitraumes defekt sind oder werden.

Sind allerdings funktionierende Geräte zur Erfassung des anteiligen Wärmeverbrauchs vorhanden, so versagt der Bundesgerichtshof dem Mieter das Kürzungsrecht auch bei den Kosten des Wärmeverbrauchs wahrzunehmen, wenn es im Übrigen nur an Geräten zur anteiligen Erfassung des Warmwasserverbrauchs fehlt (BGH, Urt. v. 14.09.05, VIII ZR 195/04). Unter diesen Voraussetzungen ist der Mieter nur berechtigt, die Kürzung bei den verbrauchsunabhängigen Warmwasserkosten vorzunehmen.

Häufige Fragen zum Thema