Der Mietvertrag beinhaltet zumeist auch eine Regelung über den Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel für die Nebenkostenabrechnung. Dieser bestimmt, wie die umlagefähigen Nebenkosten auf die einzelnen Mieter zu verteilen sind. Allerdings gilt die vertragliche Vereinbarung nur, soweit sie den Mieter nicht grob unbillig benachteiligt und soweit die konkrete Kostenverteilung gesetzlich im Einzelnen nicht bestimmt ist, wie dies beispielsweise in der Heizkostenverordnung geschehen ist.

Gesetzliche Regelung nach § 556a Abs. 1 BGB

Verteilung nach Wohnfläche

Enthält der Vertrag hingegen keine Regelung zum Umlageschlüssel, sind die Kosten nach Anteil der Wohnfläche zu verteilen. Für mit öffentlichen Mitteln geförderte Wohnungen regelt die Wohnraumverordnung im Einzelnen die Berechnung der Wohnfläche in Sozialwohnungen.

Nehmen wir als Beispiel die Hausmeister Kosten bei einer Wohnanlage mit insgesamt 1.000 Quadratmetern (qm). Für den Hausmeister sind im Jahr 5.300 Euro angefallen. Ein Mieter mit einer Wohnfläche von 70 qm würde mit 70/1000 bei der Nebenkostenabrechnung beteiligt werden, also mit 7% von 5.300 Euro und demzufolge 371 Euro im Jahr.

Auch im Anwendungsbereich des Umlageschlüssels gilt, dass der Vermieter verpflichtet ist, verbrauchs- und verursachungsabhängig umzulegen, wenn hierfür die entsprechenden Messvorrichtungen vorhanden sind. Die Umlage darf er unter diesen Umständen nicht nach der Wohnfläche bilden.

Funktion des Umlageschlüssels

Der Umlageschlüssel (Verteilerschlüssel) soll sicherstellen, dass die anfallenden Nebenkosten gleichmäßig und gerecht verteilt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, werden in Mietverträgen verschiedene Umlageschlüssel der Kostenberechnung und Kostenverteilung zugrunde gelegt. In Betracht kommen dabei Bezugsgrößen wie

• Wohnfläche (Wohnfläche berechnen)
• Personenzahl
• Wohneinheit oder
• Verbrauch

Maßgeblich für den im Einzelfall anzuwendenden Umlageschlüssel ist letztlich die jeweilige Betriebskostenart. Geht es zum Beispiel um Abrechnung und Verteilung der Wasserkosten nach § 2 Nr.2 BetrKV, ist Grundlage ein verbrauchsorientierter Umlageschlüssel, so dass die Kosten nach Wasseruhr erfasst und abgerechnet werden.

Wohneinheit (Anzahl Wohnungen)

Der Umlageschlüssel Wohneinheit behandelt sämtliche Mietwohnungen gleich und verteilt die Kosten nach einem einheitlichen Anteil an den Gesamtkosten. Faktoren wie Personenzahl oder Wohnfläche spielen dabei keine Rolle. Dieser Umlageschlüssel ist zweckmäßig beispielsweise bei der Umlage der Gebühren für den Empfang von Kabelfernsehen.

WICHTiG: Die Umlage von Heizkosten nach Wohneinheiten ist unzulässig. Hier schreibt die Heizkostenverordnung zwingend vor, dass der Verbrauch für Heizung und Wasser zu mindestens 50% bis höchstens 70% verbrauchsabhängig erfasst werden muss. Der Rest kann nach Wohnfläche bzw. Nutzfläche abgerechnet werden.

Personenzahl

Bei der Bezugsgröße Personenzahl lassen sich dagegen solche Betriebskosten wie Abwasser, Müll, Aufzug oder Hausbeleuchtung realistischer erfassen, denn je mehr Personen in der Mietwohnung leben, umso größer ist der Verbrauch.

Verbrauchsabhängige Abrechnung

Hat der Vermieter bei bestimmten Betriebskosten Erfassungssysteme installiert, so sind die anfallenden Kosten immer verbrauchsabhängig zu verteilen, um ein Höchstmaß an Abrechnungsgenauigkeit und damit Umlagegerechtigkeit zu gewährleisten. Sind in den Wohnungen Wasserzähler angebracht, darf der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung nicht nach dem Umlageschlüssel Wohneinheit oder Wohnfläche abrechnen, sondern hat den exakten Verbrauch zugrunde zu legen.

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Anpassungsmöglichkeiten

Das Gesetz räumt dem Vermieter die Möglichkeit ein, von dem vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel abzuweichen. Er kann durch schriftliche Erklärung bestimmen, dass die Betriebskosten zukünftig ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden, der dem erfassten unterschiedlichen Verbrauch oder der erfassten unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt, § 556a Abs. 2 BGB. Eine solche Erklärung gegenüber dem Mieter ist jedoch nur vor Beginn eines neuen Abrechnungszeitraumes zulässig.

Damit ist dem Vermieter ein Instrument an die Hand gegeben, das eine verbrauchs- und verursachungsgerechtere Umlage der Kosten ermöglicht. Durch einseitige Erklärung kann auf diese Weise bestimmt werden, dass für künftige Abrechnungsperioden verbrauchsabhängige Kosten mit Messgeräten (wie etwa Wasseruhren) erfasst werden, um die Kosten sodann auch tatsächlich nur verbrauchsabhängig umzulegen.

Zum Schutz der Mieter sieht § 556a Abs. 2 Satz 3 BGB eine entsprechende Herabsetzung der Miete vor, wenn in ihr bisher die höheren Kosten enthalten waren. Das Gesetz sichert die Rechte des Mieters auf verbrauchsgerechtere Erfassung der Betriebskosten und Herabsetzung der Miete durch ein Verbot abweichender Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters, § 556a Abs. 3 BGB.