In der Regel erhält der Mieter als Nebenkostenabrechnung die bloße Aufstellung der vom Vermieter getragenen Kosten sowie ggf. eine Aufstellung einer externen Ablesefirma über die Heizkosten. Ob diese Kosten dem Vermieter aber auch tatsächlich entstanden sind, lässt sich aus der Abrechnung nicht ablesen. Aus diesem Grund hat der Mieter im Rahmen seiner Einsichts- und Kontrollrechte das Recht auf Belegeinsicht in die Originalbelege.

Um etwaige Beanstandungen gegen die Betriebskostenabrechnung auch gerichtlich durchzusetzen, obliegt dem Mieter auch eine Pflicht zur Einsicht in die Abrechnungsbelege – und zwar aus dem Grund, dass er nicht einfach behaupten kann, die Beträge in der Nebenkostenabrechnung würden nicht stimmen, ohne im Vorfeld die Belege geprüft zu haben.

Grundsätzlicher Anspruch

Um die Belege einsehen zu dürfen, bedarf es keinem Verdacht oder besonderen Interesse gegenüber dem Vermieter (BGH, Urteil. v. 07.02.2018, Az.: VIII ZR 189/17). Der Mieter hat immer Anspruch darauf, die Abrechnung der Nebenkosten zu kontrollieren und muss sich ferner nicht rechtfertigen (§ 259 BGB und § 29 NMV).

Die Belegeinsicht erfolgt nicht automatisch. Der Mieter muss den Vermieter aktiv dazu auffordern, ihm Einblick in die Belege zu gewähren. Dabei ist der Vermieter nicht dazu verpflichtet, den Mieter auf die Möglichkeit der Belegeinsicht hinzuweisen.

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Welche Belege muss der Vermieter vorzeigen?

Der Vermieter oder Hausverwalter muss dem Mieter sämtliche Unterlagen, aus denen sich die Nebenkostenabrechnung für den betreffenden Zeitraum ergibt, im Original vorlegen. Hierzu gehören:

• Kontoauszüge
• Buchungsbelege
• Verträge
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Relevante Daten anderer Mieter (z.B. Heiz- und Wasserkosten, BGH Urteil. v. 07.02.2018, Az.: VIII ZR 189/17)

Der Vermieter kann dem Mieter die Unterlagen nicht aus Gründen des Datenschutzes vorenthalten. Fehlen bei der Einsichtnahme etwaige Belege, geht dies zu Lasten des Vermieters.

Belege müssen geordnet sein

Der Vermieter ist verpflichtet, die Belege ordentlich vorzulegen und kann sie dem Mieter nicht ungeordnet in Kartons oder Aktenordnern zur Überprüfung vorzeigen (LG Duisburg, Urteil v. 16.10.2001, Az.: 13 S 208/01). In der Regel erfordert dies eine Sortierung nach den diversen Kostenarten (AG Niebüll, Urteil v. 21.5.2001 Az.: 10 C 154/01).

Achtung: Präsentiert der Vermieter die Belege nicht in geordneter Form und ist der Mieter dadurch nicht in der Lage, die Belege ohne fremde Hilfe zu kontrollieren, gilt dies als Verweigerung des Rechts auf Belegeinsicht (OLG Oldenburg, Urteil v. 18.10.2007, Az.: 6 W 28/07).

Besteht Anspruch auf Kopien der Belege?

Ob Mieter Anspruch darauf haben, Kopien der Belege zugeschickt zu bekommen, ist davon abhängig, ob es sich bei dem Mietobjekt um preisfreien (freifinanziert, ohne öffentliche Mittel) oder preisgebundenen Wohnraum behandelt.

Preisfreier Wohnraum

Generell hat ein Mieter von preisfreiem Wohnraum keinen Anspruch auf Kopien der Belege (vgl. BGH, Urteil v. 8.03.2006 Az.: VIII ZR 78/05). Der Vermieter ist dem Mieter gegenüber nur verpflichtet

„eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung mitzuteilen und, soweit Belege erteilt zu werden pflegen, Belege vorzulegen“.

§ 259 BGB

Der Vermieter kann allerdings selbst entscheiden, die Dokumente einzuscannen und sie dem Mieter auszuhändigen. Hat der Vermieter dem Mieter einmal Kopien der Belege aus Gefälligkeit ausgehändigt, ist er keineswegs dazu verpflichtet, auch in Zukunft entsprechend zu verfahren (BGH, Urteil v. 13.09.2006, Az.: VIII ZR 71/06)

Ausnahmefall: Kann dem Mieter nicht zugemutet werden, die Belege am Ort des Vermieters in Originalform einzusehen, kann ein Anspruch auf Überlassung der Belegkopien geltend gemacht werden (BGH, Beschluss v. 19.01.2010, Az.: VIII ZR 83/09). Dies ist der Fall bei:

• Krankheit des Mieters (LG Berlin, Urteil v. 11.06.2014, Az.: 65 S 233/13),
• einer großen Entfernung zwischen den Wohnorten der beiden Parteien (AG Halle, Urteil v. 20.02.2014, Az.: 93 C 2240/13)
• einem umfangreichen Zerwürfnis oder Streitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter (LG Berlin, Urteil v. 11.06.2014, Az.: 65 S 233/13)

In solchen Fällen gebietet der Grundsatz von Treu und Glauben aus § 242 BGB die Übersendung von Belegkopien an den Mieter.

Preisgebundener Wohnraum

Mieter von Sozialwohnraum oder auch preisgebundenem Wohnraum hingegen können anstelle der Einsicht in die Berechnungsunterlagen „Ablichtungen davon gegen Erstattung der Auslagen verlangen“ (§ 29 Abs. 2 Satz 1 NMV).

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Kopierkosten

Hat der Mieter Anspruch auf Kopien der Belege, so muss er dem Vermieter die Kosten dafür erstatten (§ 29 II 1 NMV). Der Vermieter ist außerdem berechtigt, dem Mieter die Kopien erst nach der Vorauszahlung der Kostenerstattung zuzuschicken (LG Duisburg, Urteil v. 16.10.2001, Az.: 13 S 208/01).

Alle Kosten verstehen sich zzgl. Versand, die Arbeitszeit darf der Vermieter jedoch nicht in Rechnung stellen. Nach überwiegender Rechtsprechung fallen für den Mieter pauschal Kopierkosten in Höhe von etwa 0,25 Euro inklusive Umsatzsteuer pro Seite an (LG Berlin, Urteil v. 11.06.2014, Az.: 65 S 233/13; AG Halle (Saale), Urteil v. 20.02.2014, Az.: 93 C 2240/13).

Allerdings erklärten Gerichte auch schon Kopierkosten in Höhe von bis zu 0,50 Euro pro Seite für gerechtfertigt (LG Berlin GE 1991, 151: 1,00 DM und AG Neubrandenburg WuM 1994, 531).

Darf der Mieter Begleitpersonen mitnehmen oder Vertreter bestimmen?

Der Mieter muss nicht persönlich zur Belegeinsicht kommen. Er kann einen Vertreter für sich wählen, der anstelle seiner Person zur Einsichtnahme erscheint. Zudem ist er nicht verpflichtet alleine Einsicht in die Belege zu nehmen, sondern kann auch in Begleitung erscheinen (LG Hamburg, WuM 1985, S. 400). Dies gilt besonders dann, wenn der Mieter mit der Überprüfung überfordert ist und fachkundige Unterstützung hinzuziehen möchte (BGH WuM 2006, 616 oder AG Frankfurt/Main, Urt. v. 16.12.2015, Az.: 33 C 2580/15).

Dürfen Belege fotografiert werden?

Während der Einsichtnahme hat der Mieter das Recht, die Belege abzuschreiben oder auch zu fotografieren (LG Potsdam, Urteil v. 17.08.2011, Az.: 4 S 31/11). Ebenso ist es dem Mieter gestattet, mittels seines eigenen Geräts (z.B. über einen mitgebrachten Tischkopierer), Kopien der Belege anzufertigen (LG Berlin, Beschluss v. 05.10.2010, Az.: 65 S 274/10).

Der Vermieter ist allerdings nicht verpflichtet, dem Mieter das Kopieren mit einem Gerät des Vermieters vor Ort zu ermöglichen (AG Berlin-Charlottenburg, Beschluss v. 06.08.2010, Az.: 216 C 111/10).

Welche Frist muss der Mieter einhalten?

Grundsätzlich sollte der Mieter seinen Anspruch auf Belegeinsicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung geltend machen. Gänzlich verjährt das Einsichtsrecht aber erst mit Ablauf der 12-Monatsfrist nach Erhalt der Abrechnung.

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Frist des Vermieters

Es ist Sache des Mieters, dem Vermieter zumutbare Termine für die Belegeinsicht zur Auswahl zu stellen. Bei dem Termin darf der Vermieter keine zeitlichen Grenzen setzen (AG München, Urt. v. 7.7.2006, AZ: 453 C 26483/05).

Mieter reagiert nicht

Der Mieter hat Belegeinsicht vom Vermieter gefordert, reagiert nun aber nicht auf das Angebot des Vermieters? Unter diesen Umständen hat der Mieter kein Recht mehr, die Zahlung der Nebenkosten zu verweigern und der Vermieter kann diese erfolgreich einklagen.

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Grundlage hierfür ist die Tatsache, dass der Mieter Zweifel an der Nebenkostenabrechnung angemeldet hat, diese Zweifel aber mit der Einsicht in die Belege begründen muss. Nimmt er diese nicht vor, sind seine Zweifel und Einwendungen haltlos (LG Berlin, Urteil v. 18.11.2002, AZ: 67 S 147/02, GE 2003, S. 253).

Wie oft dürfen Belege eingesehen werden?

Die Einsicht in die Belege, die der Nebenkostenabrechnung zu Grunde liegen, kann pro Abrechnungsjahr wiederholt eingefordert werden. Eine Begrenzung der Einsichtstermine gibt es hierbei nicht, da das Einsichtsrecht an keine Voraussetzungen geknüpft ist (LG Frankfurt am Main, Urteil v. 12.01.2017, Az.: 2-13 S 48/16).

Vermieter verweigert Belegeinsicht

Von einer Verweigerung der Belegeinsicht seitens des Vermieters ist auszugehen, wenn

• der Vermieter das Ersuchen des Mieters zur Einsichtnahme schriftlich ablehnt.
• der Vermieter nicht auf die schriftliche Aufforderung des Mieters innerhalb eines angemessenen Zeitraums (2 Wochen) reagiert
• der Vermieter dem Mieter Belege vorenthält.
• die Belege nicht geordnet vorliegen (OLG Oldenburg, Urteil v. 18.10.2007, Az.: 6 W 28/07).
• dem Mieter zu wenig Zeit für die Einsichtnahme bereitgestellt wird (AG München NZM 06, 929).
• der Vermieter die Einsichtnahme anderweitig vereitelt.

Folgen der Verweigerung

Kann der Mieter nicht ganzheitlich von seinem Einsichtsrecht Gebrauch machen, weil der Vermieter ihm dieses verweigert, steht ihm ein Zurückbehaltungsrecht jedweder Nachzahlungen (§273 BGB; BGH, Beschluss v. 10.04.2019, Az.: VIII ZR 250/17 GE 2019, 727) oder sogar der laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zu (BGH, Beschluss v. 22.11.2011, Az.: VIII ZR 38/11 GE 2012, 825).