Ist im Mietvertrag eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung vereinbart, verpflichtet das den Vermieter dazu, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter binnen einer Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zuzustellen. Diese Ausschlussfrist kann nicht verlängert werden.

Auch für Mieter ergeben sich bei der Abrechnung Fristen. Möchte er die Nebenkostenabrechnung fristgerecht beanstanden, muss er dem Vermieter seinen Widerspruch spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats mitteilen, nachdem er die Betriebskostenabrechnung erhalten hat.

Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten

Im Mietvertrag vereinbaren Vermieter und Mieter den Zeitraum, für den die Nebenkosten abzurechnen sind. Der Abrechnungszeitraum beträgt maximal zwölf Monate. Meist bezieht sich der Zeitraum auf das Kalenderjahr. Es steht die Parteien aber frei, das Abrechnungsjahr individuell festzulegen. Wichtig ist nur, dass der Abrechnungszeitraum nicht mehr als zwölf Monate umfasst.

Wurde statt der monatlichen Nebenkostenvorauszahlung eine Nebenkostenpauschale im Mietvertrag geregelt, entfällt die Pflicht zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung, entsprechend auch die Abgabefrist.

12 Monate Frist für Nebenkostenabrechnung

Der Vermieter muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Entscheidend ist das Datum, an dem die Nebenkostenabrechnung dem Mieter zugeht. Das Datum des Poststempels oder das Datum auf dem Posteinlieferungsschein des Einschreibebriefs sind für die Frist belanglos.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung für 2023 vorliegen?

Die Nebenkostenabrechnung für 2023 muss dem Mieter spätestens am 31.12.2024 vorliegen. Stellt der Vermieter sie später zu, etwa am 02.01.2025, ist die Frist versäumt. Oder: Wird der 1. Juli 2023 als Beginn der Abrechnungszeitraums festgelegt, muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens am 30. Juni 2025 zugehen.

Endet der Abrechnungszeitraum nicht exakt am Monatsende, läuft die zwölfmonatige Frist dennoch bis zum Ende des letzten Monats. Beispiel: Bei einem Abrechnungsende am 15. Mai 2023 endet die Frist am 31. Mai 2024, nicht am 15. Mai. Dies ergibt sich aus § 556 BGB: „… bis zum Ablauf des zwölften Monats“.

Was ist, wenn sich die Post verspätet?

Wird die Nebenkostenabrechnung mit der Post verschickt, darf der Vermieter nicht darauf vertrauen, dass die übliche Beförderungsdauer eingehalten wird. Bei zur Post gegebenen Briefen bestehe kein Anscheinsbeweis für den Zugang der Sendung (BGH Urteil v. 21.1.2009, VIII ZR 107/08).

Für den Vermieter ergibt sich daraus die Empfehlung, die Abrechnung so frühzeitig zuzustellen, dass auch eine verzögerte Postzustellung möglichst kein Problem für die Frist darstellt. Diese Empfehlung gilt umso mehr, als der Vermieter Zeit einkalkulieren sollte, um eine eventuell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung nachträglich zu korrigieren. Auch die Korrektur muss dem Mieter vor Ablauf der Abgabefrist zugegangen sein.

Im Prinzip genügt es, wenn die Nebenkostenabrechnung dem Mieter am letzten Tag der Frist zugeht. Auf die Kenntnisnahme kommt es nicht an. Teils fordert die Rechtsprechung aber den Zugang bis ca. 18:00 Uhr, da der Mieter danach nicht mehr mit dem Zugang von Post rechnen muss. Dies gilt insbesondere, wenn das Abrechnungsjahr das Kalenderjahr ist und der Zugang an Silvester erfolgt.

Frist für die Nachzahlung aus Nebenkostenabrechnung

Hat der Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellt, stellt diese eine Zahlungsaufforderung dar, die einer Rechnung ähnelt. Der Mieter muss die geforderte Nebenkostennachzahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung begleichen, um nicht in Verzug zu geraten. Diese Frist für die Nachzahlung ist entscheidend, um Verzugszinsen oder andere rechtliche Folgen zu vermeiden.

Wichtig ist, dass der Mieter nur dann in Verzug gerät, wenn der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung ausdrücklich auf den Eintritt des Verzugs nach 30 Tagen hinweist. Fehlt dieser Hinweis, tritt der Verzug erst dann ein, wenn der Vermieter den Mieter zur Nachzahlung der Nebenkosten auffordert und eine klare Frist setzt.

Kein Zahlungsverzug bei begründeter Beanstandung

Der Mieter kommt jedoch nicht in Verzug, solange er die Nichtzahlung aus nachvollziehbaren Gründen nicht zu vertreten hat, beispielsweise weil er die Nebenkostenabrechnung aus formellen oder materiellen Gründen beanstandet (§ 286 Abs. 4 BGB). Wann genau dies der Fall ist, erweist sich in der Praxis oft als eine Grauzone, in der die gegenteiligen Meinungen eine schnelle Regelung verhindern.

Wie schnell muss der Vermieter ein Guthaben auszahlen?

Guthaben bzw. Rückzahlungen sind mit dem Zugang einer ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung fällig (BGH NZM 2005, 342). Der Vermieter kommt deshalb 30 Tage nach Zugang der Abrechnung in Verzug. Der Verzug tritt auch dann ein, wenn der Mieter die Abrechnung beanstandet und der Vermieter sich vermeintlich im Recht sieht, die Rückzahlung bis zur Klärung der Situation zurückzubehalten.

Vermieter erstellt Nebenkostenabrechnung zu spät

Rechnet der Vermieter verspätet oder überhaupt nicht ab oder geht die Post mit der Nebenabrechnung erst nach Fristablauf zu, besteht die Konsequenz darin, dass er keine Nachforderungen an den Mieter mehr stellen kann. Der Mieter kann jede Nachforderung zurückweisen.

Um sicher zu gehen, kann sich empfehlen, fristgerecht zumindest eine vorläufige Betriebskostenabrechnung zu erstellen und den Mieter darauf hinzuweisen, dass die eine oder andere Nebenkostenart noch der konkreten Abrechnung bedarf. Hilfreich ist, die Werte nach Maßgabe des Vorjahreswertes zu schätzen. Ignoriert der Vermieter die Abrechnungsfrist, bedeutet dies nicht, dass er nicht mehr abrechnen müsste. Er kann nur keine Nachforderung mehr stellen, muss aber weiterhin abrechnen.

Kann die Abrechnungsfrist verlängert werden?

Da das Gesetz zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarungen ausdrücklich ausschließt, kann die Abrechnungsfrist auch im Einvernehmen mit dem Mieter nicht verlängert werden (§ 556 Abs. 4 BGB). Selbst wenn der Mieter der Verlängerung zustimmt, kann der Vermieter nicht darauf vertrauen, dass der Mieter zu dieser Aussage steht (BGH DWW 2008, 322). Die Verkürzung der Frist hingegen ist zulässig.

Was ist, wenn der Vermieter eine korrigierte Abrechnung erstellt?

Hat der Mieter die Abrechnung beanstandet (z.B. falscher Verteilerschlüssel), kann der Vermieter diese korrigieren. Er muss aber auch insoweit die Abrechnungsfrist beachten. Ist diese verstrichen, sind mögliche Nachforderungen verwirkt.

Was ist, wenn die Abrechnung nicht möglich ist?

Der Vermieter hat es nicht immer in der Hand, die Abrechnung zu erstellen. Wartet er auf die Abrechnung eines Energieversorgungsträgers oder einen kommunalen Gebührenbescheid, erhält er diese Bescheide oft selbst erst nach der Abrechnungsfrist. In diesen Fällen hat er die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 4 S.4 BGB). Es empfiehlt sich aber, die Abrechnung vorsorglich soweit wie möglich dennoch zu erteilen und einen entsprechenden Vorbehalt aufzunehmen. Der BGH gewährt in diesen Fällen eine dreimonatige Frist zur nachträglichen Abrechnung. Die Frist beginnt an dem Tag, an dem der Vermieter seinerseits die Abrechnung erhält (BGH DWW 2006, 279).

Was ist, wenn der Mieter auszieht?

Ist als Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr vereinbart und zieht der Mieter vor Ablauf der Abrechnungsperiode aus, verkürzt sich die Frist nicht. Hat der Mieter beispielsweise zum 31.3.2022 gekündigt, braucht der Vermieter nicht bis zum 31.3.2023 abzurechnen. Es reicht, die Abrechnung bis zum 31.12.2023 zu erstellen.

Ungeachtet dessen kann der Vermieter auf den Tag des Auszugs des Mieters eine Teilabrechnung vornehmen, sollte aber den Mieter darauf hinweisen, dass sich bei der Gesamtabrechnung noch Korrekturen ergeben können. § 556 Abs. IIIS.4 BGB stellt jedoch klar, dass der Mieter keinen Anspruch auf eine vorzeitige Teilabrechnung hat.

Welche Rechte hat der Mieter?

Recht auf Abrechnung

Der Mieter hat einen Rechtsanspruch gegen den Vermieter, dass er die Nebenkostenabrechnung fristgerecht erstellt. Um Druck auszuüben, darf der Mieter seine Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten (BGH WM 1984, 127). Da er die Wohnung bewohnt, muss er die Kaltmiete weiterhin zahlen. Rechnet der Vermieter trotzdem nicht ab, riskiert der Vermieter, dass er sämtliche Vorauszahlungen an den Mieter erstatten muss (LG Lüneburg WM 1992, 380). Rechnet der Vermieter nicht ab, kann der Mieter auf Abrechnung und Erstattung seines Guthabens klagen, was er tun sollte, wenn er mit einer Erstattung rechnet.

Recht, Belege einzusehen

Um die Abrechnung zu prüfen, darf der Mieter Einsicht in die Originalbelege fordern (§ 259 BGB, § 29 NMV). Ihm ist eine gewisse Prüfungszeit zuzugestehen. Eine gesetzliche Regelung gibt es nicht. Einwendungen sind substantiiert vorzutragen. Einwendungen “ins Blaue hinein“ genügen nicht.

Besteht der Vermieter auf umgehende Zahlung, kann der Mieter die Nachforderung unter Vorbehalt zahlen und sich das Recht vorbehalten, die Abrechnung im Detail zu prüfen und eventuell zu viel bezahlte Beträge zurückzufordern.

Widerspruch und Einwendungsfrist

Will der Mieter die Nebenkostenabrechnung beanstanden, muss er seine Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats vorbringen, nachdem er die Abrechnung erhalten hat. Auch diese Frist ist eine Ausschlussfrist, so dass der Mieter keinen Widerspruch mehr erheben kann, wenn er die Frist aus eigenem Verschulden versäumt. Wie beim Zugang der Abrechnung zählt auch hier nicht das Datum des Poststempels. Der Mieter ist beweispflichtig, wann sein Widerspruch dem Vermieter zugegangen ist.

Die Mitteilung des Mieters bedarf keiner bestimmten Form. Damit der Vermieter erkennen kann, ob und was der Mieter beanstandet, sollte der Vermieter über die Gründe informiert werden. Die bloße Nichtzahlung der Nachzahlungsforderung genügt dafür nicht (LG Düsseldorf DWW 1992, 26). Schließlich könnte der Mieter einfach nur zahlungsunfähig sein. Versäumt der Mieter die Einwendungsfrist, wird die Abrechnung als ordnungsgemäß unterstellt. Der Mieter muss die geforderte Nachzahlung entrichten. Die bloße Unkenntnis der Frist entschuldigt den Mieter nicht.

Eine Ausnahme ergibt sich, wenn der Mieter die Fristversäumnis nicht zu vertreten hat, weil der Vermieter die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen nicht rechtzeitig ermöglichte oder gar verweigert hat. Hat der Mieter die Nachforderung ohne irgendwelche Vorbehalte beglichen, kommt ein Widerspruch nicht mehr in Betracht. Eine bereits geleistete Nachzahlung kann er aber zurückfordern, wenn der Vermieter die Zwölfmonatsfrist überschritten hat und eigentlich keine Forderung mehr stellen durfte (BGH Az. VIII ZR 1994/05).

Ist die Abrechnung unvollständig, unverständlich oder sonst mangelhaft, kann der Vermieter die Abrechnung jederzeit ergänzen, nachbessern und korrigieren. Aber auch dann muss der Vermieter den Lauf der Abrechnungsfrist beachten. Gelingt es ihm nicht, in der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu überreichen, ist eine sich ergebende Nachforderung ausgeschlossen. Ungeachtet dessen kann der Mieter die Nebenkostenabrechnung und eine sich ergebende Erstattung einfordern.

Wann verjähren Nachforderungen und Erstattungsansprüche?

Macht der Vermieter eine Nachforderung geltend oder der Mieter einen Erstattungsanspruch, ist der Anspruch mit Zugang der Nebenkostenabrechnung fällig. Die Ansprüche verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Verjährungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, nachdem der Anspruch entstanden ist.

Die Verjährung wird gehemmt und die Uhr gewissermaßen eine gewisse Zeit angehalten, wenn der Vermieter mit dem Mieter über den Zahlungsanspruch verhandelt oder der Vermieter dem Mieter einen Mahnbescheid zustellt.

Die Verjährung wird darüber hinaus unterbrochen und beginnt neu, wenn der Mieter den Nachzahlungsanspruch des Vermieters durch Abschlagszahlung, Zinszahlung oder in anderer Weise anerkennt.