Ein Großteil der Nebenkostenabrechnungen sind überhöht bzw. falsch. Mieter sollten deshalb genau hinsehen, die Abrechnung selbst noch einmal überprüfen und bei Fehlern Widerspruch einlegen und eine Berichtigung fordern.

Betriebs- und Nebenkostenabrechnung vom Vermieter

Einmal jährlich und zwar meist im letzten Viertel des Folgejahres, flattert die Betriebskostenabrechnung des Vermieters ins Haus. Wer Glück hat, erhält eine Rückzahlung für zu viel gezahlte Nebenkosten, allzu oft steht jedoch eine Nachzahlung an. In der Abrechnung dürfen dabei nur umlagefähige Betriebsosten aufgeführt werden, das sind in der Regel:

• Laufende öffentliche Lasten auf das Grundstück, insbesondere die Grundsteuer
• Kosten für die Wasserversorgung
• Entwässerungskosten
• Heiz- und Warmwasserkosten einschließlich Abgasanlage, Reinigung und Wartung
• Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Kosten für Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Kosten für die Gartenpflege und allgemeine Hausmeisterdienste (ohne Reparaturarbeiten)
• Beleuchtungskosten (zum Beispiel Außen- oder Treppenhausbeleuchtung)
• Versicherungskosten
• Kosten für eine Gemeinschaftsantennenanlage
• Sonstige Betriebskosten

Nicht in die Betriebskostenabrechnung einfließen dürfen Verwaltungskosten, Steuerberatungskosten, Kosten für die Geschäftsführung (der Hausverwaltung) sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.

(Quelle: Betriebskostenverordnung (BetrKV)

Achtung: Nebenkosten kann der Vermieter nur dann auf Sie als Mieter umlegen, wenn diese im Mietvertrag auch vereinbart wurden. Eine weitere Vermieterpflicht: Die Abrechnung muss so schlüssig und verständlich sein, dass auch ein Laie sie nachvollziehen kann.

So prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung

Wird die Betriebskostenabrechnung zugestellt, sollten Sie – unabhängig davon, ob eine Erstattung oder Nachzahlung vorliegt – besonders folgende Punkte prüfen:

Kommt die Nebenkostenabrechnung pünktlich?

Der Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung der Nebenkosten spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zuzusenden. Siehe Nebenkostenabrechnung und Fristen

Beispiel: Für den Abrechnungszeitraum 2022 muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung spätestens am 31.12.2023 beim Mieter vorlegen.

Spätere Nebenkostenabrechnungen außerhalb der Frist sind in der Regel unwirksam und Sie müssen die Nachforderungen nicht bezahlen. Steht Ihnen allerdings eine Rückzahlung (Erstattung der Nebenkosten) zu, können Sie diese auch dann noch einfordern.

Stimmt der Abrechnungszeitraum?

Der Abrechnungszeitraum muss 12 Monate umfassen, nur dann ist die Betriebskostenabrechnung gültig. Werden längere Zeiträume abgerechnet, stellt dies einen Formfehler dar, der Mieter muss nicht bezahlen. Kürzere Abrechnungszeiträume sind möglich, wenn nach Kalenderjahr abgerechnet wird und der Mieter erst im Laufe des abgerechneten Jahres eingezogen ist.

Prüfung der abgerechneten Posten

Prüfen Sie, ob alle abgerechneten Nebenkosten auch vertraglich vereinbart wurden. Meist steht im Mietvertrag, dass sämtliche Betriebskosten anteilig zu tragen sind, dann gelten alle Kosten, die auch in der Betriebskostenverordnung aufgelistet und umlagefähig sind. Sonstige Betriebskosten müssen einzeln aufgeführt werden. Ist dies nicht der Fall, können Sie diesen Posten streichen und müssen ihn nicht bezahlen.

Tipp: Unschlüssige bzw. unverständliche Posten oder Posten mit unverständlichen Angaben sind in den meisten Fällen ungültig und müssen nicht bezahlt werden. Nach einem Urteil des BGH (VIII ZR 84/07) gilt dazu auch die Angabe: „Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche*Monat

Fehler in der Nebenkostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung muss für den Mieter so nachvollziehbar sein, dass er die einzelnen Posten auf ihre Richtigkeit prüfen kann. Jede Position muss deshalb folgende Punkte enthalten:

• Höhe der Gesamtkosten
• Umlage- oder Verteilerschlüssel
• Anteil des Mieters
• Höhe geleisteter Vorauszahlungen durch den Mieter

Wird ein Umlageschlüssel angegeben, muss auch dieser im Mietvertrag vereinbart sein. Ist dies nicht der Fall, ist die Wohnfläche die Berechnungsgrundlage für den Mieteranteil.

Heizkostenabrechnung prüfen

Bei der Berechnung der Heizkosten macht der Gesetzgeber Vorgaben zur Kostenverteilung. Mindestens 50 und höchstens 70% der angefallenen Heizkosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden. Geht der Vermieter hier anders vor, darf der Mieter die Heizkostenabrechnung nach § 12 der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) um 15% kürzen.

Künstlich überhöhte Nebenkosten?

Die Höhe der abgerechneten Nebenkosten muss nicht nur richtig, sondern auch wirtschaftlich sein. Sie dürfen prüfen, ob die Kosten unverhältnismäßig hoch sind. Dies müssen Sie allerdings auch belegen können. Bei Hausmeisterdiensten, Winterdienst oder Gartenpflege können Sie Kostenvorschläge von weiteren Betrieben einholen und diese mit den angegebenen Kosten in der Abrechnung vergleichen.

Belege einsehen

Haben Sie Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung, können Sie vom Vermieter die Einsicht in die Belege fordern. Kopien dürfen allerdings in der Regel nicht verlangt werden, außer die Umstände erfordern es (wie zum Beispiel eine große räumliche Trennung zwischen Mieter und Vermieter). Die Kosten für die Kopien trägt der Mieter. Prüfen Sie nicht nur die Höhe der Beträge, sondern auch die Gültigkeit der Belege. Sie müssen zum Abrechnungszeitraum passen, also auch aus diesem Jahr stammen.

Mögliche Formfehler in der Nebenkostenabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung muss nicht nur inhaltlich, sondern auch formal richtig sein. Sie können die Abrechnung zurückweisen, wenn folgende Fehler vorliegen:

• Falscher Abrechnungszeitraum
• Fehlende Angaben zum Ersteller der Abrechnung
• Erstellung der Abrechnung von einer Person ohne Vollmacht
• Mündliche Übermittlung
• Fehlender oder undurchsichtiger Verteilerschlüssel
• Zusammengefasste Nebenkosten

Widersprechen Sie der Abrechnung aufgrund von Formfehlern, hat der Vermieter 12 Monate Zeit, diese zu berichtigen. Anschließend verjährt sein Anspruch auf Bezahlung.

Widerspruch erheben – Fristen beachten

Nach Erhalt haben Sie vier Wochen Zeit, Ihre Abrechnung zu prüfen. Dazu können Sie vom Vermieter die Einsicht in sämtliche Abrechnungsunterlagen fordern. Dies können Sie selbst oder mit Unterstützung durch einen Mieterverein oder einen Anwalt für Mietrecht tun. Entdecken Sie Fehler in Ihrer Betriebskostenabrechnung, können Sie dagegen schriftlich Einspruch erheben.

Frist für Widerspruch

Die Frist für den Widerspruch beträgt 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung, Einwände sind aber auch dann noch möglich, wenn Sie die Nachzahlung bereits bezahlt haben.

Im ersten Schritt sollte der Vermieter schriftlich über Ihre Einwände informiert und um Stellungnahme gebeten werden. Wenn der Vermieter Ihr Schreiben ignoriert, sollten Sie sich professionelle Hilfe holen, auch hier sind Mietervereine oder Mietrechtsanwälte die richtigen Ansprechpartner. Der Widerspruch gegen die Nachforderung entbindet allerdings nicht von der Einhaltung der Zahlungsfrist. Um hier innerhalb der Frist zu bleiben, haben Mieter zwei Möglichkeiten:

• Widerspruch und Zahlung der Nebenkosten unter Vorbehalt.
• Widerspruch und Zahlung der unstrittigen Posten.

Der Vermieter hat nach einem Widerspruch das Recht auf Nachbesserung, die maximale Frist für eine korrigierte Nebenkostenabrechnung beträgt 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.